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Bob Kinnucan, presidente de Kinnucan Co., en Lake Bluff, Illinois, se ha desempeñado como empresario por más de 30 años. Durante todo ese tiempo, Bob ha experimentado lo que significa la pérdida de equipos. Sin embargo, de estas experiencias también aprendió a encontrar maneras de extender la vida útil de sus equipos mucho más allá de la depreciación estimada. A continuación, les presentamos las siete maneras que pone en práctica Kinnucan Co., para proteger a uno de sus activos más importantes.

1. Mantener un buen control … Kinnucan opina que la protección de su equipo comienza por mantener un buen control. Por cada pieza del equipo, hay que mantener una ficha de control que incluya la fecha de la factura de compra, nombre del vendedor, el monto cancelado, el número de serial y una descripción breve de dicha pieza. 
2. Identificar el equipo … Identifique, pinte o marque su nombre sobre su equipo. Kinnucan Co., grava su nombre en los motores de sus maquinaria. De acuerdo con Kinnucan, lo más recomendable es utilizar un sello o una herramienta de grabado en el mejor de los casos. Kinnucan también recomienda a los propietarios de equipos, tomar fotografías o videos en general de los equipos más costosos. A la vez, sugiere guardar las fotografías y el control de los equipos en un lugar seguro, preferiblemente fuera de las instalaciones de la empresa.
3. Responsabilidades … Al asignar a los empleados piezas específicas de los equipos, se les está dando tanto el sentido de la propiedad como el de la responsabilidad. Kinnucan Co., lleva el sentido de la responsabilidad uno o dos pasos más allá, al exigirle a los nuevos empleados que firmen un “Contrato de Responsabilidad,“ que se encarguen de mantener la posesión de dichas piezas y de llevar el control correspondiente de su uso y manejo. En la opinión de Kinnucan, “El desgaste extensivo es la manera más común de que se ‘pierda’ un equipo. Hacer que los empleados se responsabilicen por la manera en que ellos operan y mantienen sus equipos, es fundamental para la prolongación de la vida útil de los mismos.” Su compañía también requiere que sus empleados firmen un libro de control por los equipos utilizados diariamente. Este tipo de control implica otro nivel de responsabilidad.
4. Sistemas de seguridad … Instale sistemas de seguridad tanto internos como externos en sus instalaciones. Mantenga el equipo en un lugar cercado y cerrado. El sistema de alarma interno debe servir para alertar a las autoridades en caso de robo, falla del servicio eléctrico, o temperaturas extremas.
5. Protección contra rayos … Si usted se encuentra ubicado en un área donde la incidencia de rayos constituye un factor de preocupación, instale un sistema de pararrayos. Kinnucan hace énfasis en no confiarse en protectores contra descarga eléctrica para proteger su costoso equipo de computación y, lo que es más importante, para mantener su banco de datos en un lugar resguardado de una descarga eléctrica. Al respecto, señala que “Unos cuantos miles de dólares en equipos y un invalorable banco de datos pueden perderse con el impacto de un solo rayo”.
6. Sistema de vigilancia por video … Kinnucan recomienda a los grandes operadores con grandes cantidades de equipos y multiplicidad de actividades, instalar un sistema de vigilancia por medio de cámaras de video. Este tipo de sistema cumple dos importantes funciones: Actúa como elemento de disuasión ante el robo y proporciona un control grabado en video de las instalaciones en caso de que ocurra un robo.
7. Reducir el desgaste … Kinnucan observa, “No puedo dejar de hacer énfasis en lo importante que es mantener el desgaste de los equipos al mínimo. El monto de las pérdidas en equipos por abuso y un mantenimiento deficiente, supera con creces el monto de las pérdidas en equipos que se llevan los ladrones, el que resulta de incendios, o desastres naturales.” Además, Kinnucan añade la conveniencia de establecer un programa preventivo de mantenimiento y de entrenamiento para conductores y operadores sobre el uso apropiado de los equipos.

Kinnucan enfatiza nuevamente la importancia de mantener controles apropiados, un programa de responsabilidad funcional, y la observancia de cero tolerancia en cuanto al uso inadecuado de los equipos: “Si usted compra un equipo de calidad y entrena a los empleados adecuadamente en cuanto a como mantenerlos y operarlos, no hay razón para que ese equipo no supere el tiempo estimado de vida útil. Algunos equipos tienen más de 30 años con nosotros. Tenemos más de $1 millón de dólares en equipo en nuestras instalaciones. Mantenerlos operativos y produciendo, es fundamental para nuestro éxito, para mantener los costos bajos y hacer que nuestros equipos sean tan productivos como sea posible ”

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Por Rod Dickens, Columnista Colaborador de ALCA